Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Anbieter, Geltungsbereich und Unternehmerstatus

Anbieter der Leistungen unter der Marke EmplAIyee ist die Flaaq Holding GmbH, Großer Kamp 5a, 31633 Leese (nachfolgend „EmplAIyee“). Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) gelten für alle Verträge über Beratungs-, Entwicklungs-, Integrations-, Bereitstellungs-, Wartungs- und Unterstützungsleistungen von EmplAIyee.

Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist ausgeschlossen. Der Kunde bestätigt, den Vertrag in Ausübung seiner gewerblichen oder selbstständigen beruflichen Tätigkeit zu schließen.

Abweichende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden gelten nur, wenn EmplAIyee ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat. Dies gilt auch dann, wenn EmplAIyee einer Einbeziehung nicht nochmals ausdrücklich widerspricht.

2. Vertragsschluss und Rangfolge der Vertragsunterlagen

Darstellungen auf der Website, Erstgespräche, Potenzialanalysen und Kostenschätzungen sind unverbindlich, sofern sie nicht ausdrücklich als verbindliches Angebot bezeichnet sind. Ein Vertrag kommt durch Annahme eines Angebots, eine Auftragsbestätigung oder den einvernehmlichen Beginn der Leistungserbringung zustande.

Bei Widersprüchen gilt folgende Rangfolge:

• individuelle Vereinbarungen und beiderseits bestätigte Änderungsvereinbarungen,
• eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, soweit datenschutzrechtlich einschlägig,
• das Angebot, die Leistungsbeschreibung oder der Projektvertrag,
• diese AGB.

3. Leistungsgegenstand und Leistungsänderungen

EmplAIyee analysiert, konzipiert, entwickelt und integriert digitale KI-Mitarbeiter und zugehörige Automatisierungen. Der konkrete Funktionsumfang, die angebundenen Systeme, Datenquellen, Freigabestufen, Projektphasen, Abnahmekriterien, Betriebsleistungen und Vergütungen ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot oder Projektvertrag.

Soweit nicht ausdrücklich ein bestimmter Erfolg oder ein abnahmefähiges Werk vereinbart ist, schuldet EmplAIyee eine fachgerechte Tätigkeit, nicht aber einen bestimmten wirtschaftlichen Erfolg. Aussagen zu möglichen Einsparungen, Bearbeitungszeiten oder Produktivitätsgewinnen sind Prognosen auf Basis der verfügbaren Informationen und keine Garantie.

Anforderungen außerhalb des vereinbarten Leistungsumfangs gelten als Änderungswunsch. EmplAIyee darf hierfür Auswirkungen auf Aufwand, Vergütung und Termine gesondert anbieten. Bis zur Einigung wird die Leistung nach dem bestehenden Umfang fortgeführt, soweit dies technisch und organisatorisch möglich ist.

4. Eigenschaften und Grenzen von KI-Systemen

KI-Systeme erzeugen Ergebnisse probabilistisch. Auch bei sorgfältiger Konzeption, Tests und Schutzmaßnahmen können Ausgaben falsch, unvollständig, mehrdeutig, veraltet, verzerrt oder für den konkreten Zweck ungeeignet sein. Gleichartige Eingaben können unterschiedliche Ergebnisse erzeugen. Eine absolute Fehlerfreiheit, Vollständigkeit, rechtliche Zulässigkeit oder dauerhafte Reproduzierbarkeit wird nicht geschuldet, sofern dies nicht ausdrücklich und messbar vereinbart wurde.

Die Bezeichnung „KI-Mitarbeiter“ beschreibt eine digitale Funktion. Sie begründet kein Arbeitsverhältnis, keine Organstellung und keine eigene rechtsgeschäftliche Vertretungsmacht. Der KI-Mitarbeiter ersetzt keine rechtliche, steuerliche, medizinische, finanzielle oder sonstige berufsrechtlich vorbehaltene Beratung.

Ob eine KI-Ausgabe mangelhaft ist, richtet sich nicht allein danach, ob eine einzelne Ausgabe inhaltlich unzutreffend ist, sondern nach den ausdrücklich vereinbarten Funktionen, Qualitätskriterien, Testfällen, Schutzmaßnahmen und Leistungsgrenzen.

5. Zweckbestimmung, KI-Recht und ausgeschlossene Nutzungen

Der vereinbarte Einsatzzweck und die zugelassenen Systeme werden im Angebot oder Projektvertrag festgelegt. Der Kunde darf einen KI-Mitarbeiter nur innerhalb dieser Zweckbestimmung und unter Beachtung der bereitgestellten Hinweise, Freigaberegeln und technischen Grenzen einsetzen.

Ohne ausdrückliche Vereinbarung ist insbesondere unzulässig:

• eine rechtswidrige, diskriminierende, manipulative, täuschende oder grundrechtsverletzende Nutzung,
• der Einsatz für sicherheitskritische, medizinische oder behördliche Entscheidungen,
• eine autonome Entscheidung über Einstellung, Auswahl, Bewertung, Beförderung oder Kündigung von Beschäftigten,
• eine autonome Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung für natürliche Personen,
• die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten oder vertraulicher Massendaten, wenn dies nicht abgestimmt und rechtlich abgesichert ist.

Einsatzfälle, die nach der Verordnung (EU) 2024/1689 oder anderem anwendbaren Recht als verboten oder hochriskant eingestuft werden können, bedürfen einer gesonderten Prüfung und ausdrücklichen Vereinbarung. Die gesetzliche Rolle von EmplAIyee und Kunde als Anbieter, Betreiber oder sonstiger Akteur bestimmt sich nach dem tatsächlichen Einsatz und kann nicht allein durch diese AGB verändert werden.

6. Mitwirkungspflichten des Kunden

Der Kunde stellt rechtzeitig und vollständig alle für die Leistung erforderlichen Mitwirkungen bereit. Dazu gehören insbesondere:

• fachlich richtige Prozessbeschreibungen, Regeln, Daten, Testfälle und Freigabekriterien,
• geeignete Ansprechpartner mit Entscheidungs- und Freigabebefugnis,
• rechtmäßig nutzbare Systemzugänge, Schnittstellen, Inhalte und Daten,
• rechtzeitige Tests, Rückmeldungen, Abnahmen und produktive Freigaben,
• angemessene Datensicherungen sowie interne Sicherheits- und Berechtigungskonzepte.

Der Kunde gewährleistet, dass er zur Bereitstellung und Verarbeitung der von ihm übermittelten Daten, Inhalte und Zugänge berechtigt ist. Verzögerungen und Mehraufwand, die auf verspäteten, unvollständigen oder fehlerhaften Mitwirkungen beruhen, gehen nicht zulasten von EmplAIyee und können nach vorheriger Information zusätzlich berechnet werden.

7. Menschliche Aufsicht, Freigaben und Kundenverantwortung

Der Kunde bleibt für die fachliche und rechtliche Zulässigkeit des Einsatzes, die Nutzung der Ergebnisse und die daraus abgeleiteten betrieblichen Entscheidungen verantwortlich. Er benennt ausreichend qualifizierte Personen, die den Betrieb überwachen, Auffälligkeiten erkennen, Freigaben erteilen und den KI-Mitarbeiter bei Bedarf stoppen können.

Vor einer kritischen Nutzung sind KI-Ausgaben durch eine fachkundige Person zu prüfen. Dies gilt insbesondere vor dem Versand rechtsgeschäftlich relevanter Kommunikation, Veröffentlichungen, Bestellungen, Zahlungen, Datenlöschungen, Änderungen produktiver Systeme sowie Personal-, Kredit-, Versicherungs-, Gesundheits- oder Compliance-Entscheidungen.

Autonome Aktionen ohne Einzelfreigabe sind nur zulässig, wenn sie im vereinbarten Umfang ausdrücklich produktiv freigegeben wurden und der Kunde die vorgesehenen Grenzen, Kontrollmechanismen und Eskalationswege aufrechterhält. Unterlässt der Kunde eine vereinbarte oder nach Art des Einsatzes gebotene Prüfung, trägt er die daraus entstehenden Folgen, soweit EmplAIyee den Schaden nicht nach Maßgabe von Ziffer 16 zu vertreten hat.

8. Datenschutz

Beide Parteien beachten die anwendbaren Datenschutzvorschriften. Soweit EmplAIyee personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien vor Beginn der Verarbeitung eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Die datenschutzrechtlichen Rollen richten sich nach der tatsächlichen Verarbeitung.

Der Kunde ist insbesondere für Rechtsgrundlage, Transparenzinformationen, Betroffenenrechte, Löschkonzept, Datenminimierung und die Rechtmäßigkeit seiner Weisungen verantwortlich. Personenbezogene Daten dürfen nur in dem für den vereinbarten Zweck erforderlichen Umfang bereitgestellt werden. Besondere Kategorien personenbezogener Daten dürfen nur nach vorheriger Abstimmung verarbeitet werden.

9. Vertraulichkeit

Beide Parteien behandeln alle als vertraulich gekennzeichneten oder ihrer Natur nach vertraulichen Informationen der anderen Partei geheim und verwenden sie ausschließlich zur Vertragsdurchführung. Der Zugang ist auf Personen zu beschränken, die ihn für die Vertragsdurchführung benötigen und angemessen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.

Die Pflicht gilt nicht für Informationen, die nachweislich allgemein bekannt waren oder ohne Vertragsverletzung bekannt werden, rechtmäßig von Dritten erlangt wurden, unabhängig entwickelt wurden oder aufgrund zwingender gesetzlicher Vorgaben offengelegt werden müssen. Gesetzliche Geheimhaltungs- und Datenschutzpflichten bleiben unberührt.

10. Drittanbieter, Modelle und Schnittstellen

Soweit vereinbart, darf EmplAIyee Dienste Dritter wie Cloud-Infrastruktur, KI-Modelle, Kommunikationsdienste, Datenbanken oder Schnittstellen einbinden. Für diese Dienste können ergänzende Nutzungsbedingungen, technische Grenzen und Preise des jeweiligen Anbieters gelten.

Funktionen, Verfügbarkeit, Preise und Bedingungen von Drittanbietern können sich ändern. EmplAIyee wird zumutbare Anpassungen oder Alternativen abstimmen, schuldet jedoch keine unveränderte Fortführung eines fremden Dienstes. Für Ausfälle oder Änderungen eines Drittanbieters haftet EmplAIyee nur, soweit EmplAIyee ein eigenes Verschulden bei Auswahl, Einbindung oder Reaktion trifft und Ziffer 16 eine Haftung vorsieht.

11. Betrieb, Sicherheit und Verfügbarkeit

Produktive Zugriffe erfolgen nur im abgestimmten Umfang. Der Kunde verwaltet seine internen Berechtigungen und schützt Zugangsdaten vor unbefugtem Zugriff. Erkannte Sicherheitsvorfälle, Fehlfunktionen oder ungewöhnliche Ergebnisse sind der jeweils anderen Partei unverzüglich mitzuteilen.

Eine bestimmte Verfügbarkeit, Reaktionszeit, Wiederherstellungszeit oder ein bestimmtes Supportniveau wird nur geschuldet, wenn dies ausdrücklich als Service Level vereinbart wurde. Notwendige Wartungen, Sicherheitsmaßnahmen und Änderungen von Drittanbietern können zu vorübergehenden Einschränkungen führen.

12. Abnahme, Mängel und Gewährleistung

Soweit EmplAIyee Werkleistungen schuldet, werden diese nach Fertigstellung zur Abnahme bereitgestellt. Der Kunde prüft sie innerhalb der vereinbarten Frist, andernfalls innerhalb von zehn Werktagen, anhand der vereinbarten Abnahmekriterien. Unwesentliche Mängel berechtigen nicht zur Verweigerung der Abnahme.

Eine Werkleistung gilt auch als abgenommen, wenn EmplAIyee nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme setzt, auf die Folgen hinweist und der Kunde die Abnahme nicht innerhalb dieser Frist unter Benennung mindestens eines Mangels verweigert. Die produktive Nutzung ohne wesentliche Beanstandung kann als Abnahme gelten, wenn dem Kunden die Abnahmereife bekannt war.

Nachgewiesene Mängel wird EmplAIyee innerhalb angemessener Frist nach eigener Wahl durch Nachbesserung oder Ersatzleistung beheben. Schlägt die Nacherfüllung fehl, stehen dem Kunden die gesetzlichen Rechte nach Maßgabe dieser AGB zu. Die Verjährungsfrist für Mängelansprüche beträgt zwölf Monate ab Abnahme, soweit gesetzlich zulässig. Die Haftungstatbestände nach Ziffer 16 Absatz 1 bleiben unberührt.

13. Vergütung und Zahlungsbedingungen

Die Vergütung ergibt sich aus dem Angebot oder Projektvertrag und versteht sich zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. Rechnungen sind, sofern nicht anders vereinbart, innerhalb von 14 Kalendertagen ohne Abzug fällig.

Nutzungsabhängige Kosten für Modelle, Schnittstellen, Nachrichten, Speicher oder sonstige Drittleistungen werden nach Vereinbarung gesondert abgerechnet. Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Vorschriften. EmplAIyee darf nach vorheriger Mahnung und angemessener Fristsetzung betroffene Leistungen aussetzen, sofern dies unter Berücksichtigung der Interessen beider Parteien zumutbar ist.

Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Ein Zurückbehaltungsrecht darf nur wegen Ansprüchen aus demselben Vertragsverhältnis ausgeübt werden.

14. Nutzungsrechte, Kundendaten und KI-Ausgaben

Vorbestehende Software, Vorlagen, Methoden, Bibliotheken, allgemeine Automatisierungsbausteine und Know-how von EmplAIyee verbleiben bei EmplAIyee oder dem jeweiligen Rechteinhaber. Nach vollständiger Zahlung erhält der Kunde an den individuell für ihn erstellten Arbeitsergebnissen die im Angebot vereinbarten Nutzungsrechte, andernfalls ein einfaches, zeitlich und räumlich unbeschränktes Recht zur vertragsgemäßen internen geschäftlichen Nutzung.

Rechte an Kundendaten und vom Kunden bereitgestellten Inhalten verbleiben beim Kunden. Der Kunde räumt EmplAIyee die für die Vertragsdurchführung erforderlichen Rechte ein. Für Drittsoftware und Open-Source-Komponenten gelten deren jeweilige Lizenzbedingungen.

Rechte an KI-Ausgaben können rechtlich eingeschränkt sein. EmplAIyee garantiert weder die Schutzfähigkeit noch die Exklusivität einer Ausgabe und kann nicht ausschließen, dass vergleichbare Ausgaben für Dritte erzeugt werden. Der Kunde prüft vor Veröffentlichung oder wirtschaftlicher Verwertung, ob erforderliche Rechte bestehen und Rechte Dritter gewahrt sind.

15. Laufzeit und Beendigung

Laufzeit, Projekttermine und ordentliche Kündigungsfristen ergeben sich aus dem Angebot oder Projektvertrag. Fehlt bei einer laufenden, unbefristeten Leistung eine Regelung, kann sie mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende in Textform gekündigt werden. Projektleistungen mit vereinbartem Endtermin sind nur kündbar, soweit dies vertraglich oder gesetzlich vorgesehen ist.

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Bis zum Wirksamwerden der Beendigung erbrachte Leistungen, vereinbarte Fremdkosten und nicht mehr stornierbare Aufwendungen sind zu vergüten. Regelungen, die ihrem Zweck nach fortgelten sollen, insbesondere Vertraulichkeit, Nutzungsrechte, Vergütung und Haftung, bleiben bestehen.

17. Freistellung bei rechtswidriger Kundennutzung

Der Kunde stellt EmplAIyee von berechtigten Ansprüchen Dritter frei, die aus einer vom Kunden zu vertretenden rechtswidrigen Nutzung des KI-Mitarbeiters oder aus vom Kunden bereitgestellten Daten, Inhalten, Weisungen oder Systemzugängen entstehen. Die Freistellung umfasst angemessene Kosten der Rechtsverteidigung.

EmplAIyee informiert den Kunden unverzüglich über entsprechende Ansprüche und gibt ihm, soweit rechtlich und tatsächlich möglich, Gelegenheit zur Mitwirkung an der Verteidigung. EmplAIyee wird ohne Zustimmung des Kunden keine Anerkenntnisse oder Vergleiche schließen, die den Kunden unangemessen belasten.

18. Höhere Gewalt

Keine Partei haftet für Verzögerungen oder Leistungsausfälle, die durch ein bei Vertragsschluss nicht vorhersehbares, außerhalb ihres zumutbaren Einflussbereichs liegendes Ereignis verursacht werden. Dazu können insbesondere Naturereignisse, Krieg, behördliche Maßnahmen, flächendeckende Ausfälle von Energie- oder Kommunikationsnetzen, Arbeitskämpfe und erhebliche Cyberangriffe gehören.

Die betroffene Partei informiert die andere Partei unverzüglich und ergreift zumutbare Maßnahmen zur Schadensminderung. Dauert die Störung länger als 30 Tage und ist ein Festhalten am Vertrag unzumutbar, kann jede Partei den betroffenen Leistungsteil in Textform beenden.

19. Sperrung bei Risiken

EmplAIyee darf den Zugriff auf einen KI-Mitarbeiter vorübergehend einschränken, wenn konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung, einen Sicherheitsvorfall, eine erhebliche Gefährdung von Daten oder Systemen oder einen wesentlichen Vertragsverstoß bestehen. Soweit möglich, wird der Kunde vorab informiert und erhält Gelegenheit zur Abhilfe. Die Maßnahme ist auf das erforderliche Maß zu beschränken.

20. Schlussbestimmungen

Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Textform, soweit nicht gesetzlich eine strengere Form vorgeschrieben ist. Individuelle Abreden bleiben unberührt. Die Übertragung des Vertrags oder wesentlicher Rechte hieraus bedarf der Zustimmung der anderen Partei; § 354a HGB bleibt unberührt.

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ist der Kunde Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertrag der Sitz von EmplAIyee. EmplAIyee bleibt berechtigt, am allgemeinen Gerichtsstand des Kunden zu klagen.

Sollte eine Bestimmung ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung treten die gesetzlichen Vorschriften.